POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – RENDEZ-VOILE

(Version 1.0 – conforme à la Loi 25 du Québec- dernière mise-à-jour: 2025-11-20)

1. Introduction

Rendez-Voile, un événement organisé par Voile Communautaire Inc., accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses participants, exposants, partenaires et visiteurs.

La présente Politique de confidentialité explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et comment nous les protégeons, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).

En participant à l’événement, en remplissant nos formulaires ou en utilisant nos plateformes numériques, vous acceptez les pratiques décrites ci-dessous.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Rendez-Voile Inc. désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsables :
Bianka Beaudry Julien, Présidente – Voile Communautaire Inc.
Courriel : info@rendezvoile.com

Toute question ou demande liée à vos renseignements peut être adressée à cette personne.

3. Informations que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à l’organisation et au bon fonctionnement de l’événement Rendez-Voile.

3.1. Renseignements personnels fournis volontairement

  • Nom et prénom
  • Adresse courriel
  • Numéro de téléphone
  • Ville ou région
  • Entreprise ou organisation (exposants/partenaires)
  • Rôle professionnel (si applicable)
  • Information de facturation (exposants)
  • Préférences de communication
  • Photos ou témoignages, si vous consentez explicitement à leur utilisation

3.2. Renseignements recueillis automatiquement

Lors de la visite du site web :

  • Adresse IP
  • Type de navigateur et appareil
  • Pages consultées
  • Cookies essentiels

Aucune donnée sensible n’est collectée sans un consentement explicite.

4. Finalité de la collecte

Nous utilisons les renseignements recueillis aux fins suivantes :

4.1. Organisation de l’événement

  • Gestion des inscriptions
  • Communication avec les participants
  • Confirmation des réservations
  • Achat ou réservation d’espace(s) pour les exposants
  • Gestion de la liste des partenaires et collaborateurs
  • Envoi de documents logistiques ou organisationnels

4.2. Communication et information

  • Envoi de courriels liés à l’événement
  • Partage d’informations importantes (horaire, changements, rappels, urgences)
  • Transmission du guide de l’exposant ou du participant

4.3. Promotion et visibilité

Avec votre consentement :

  • Diffusion de photos, vidéos ou témoignages
  • Promotion future du Rendez-Voile ou de Voile Communautaire

4.4. Analyse et amélioration

  • Statistiques anonymisées
  • Amélioration de l’expérience utilisateur
  • Optimisation de l’organisation pour les éditions futures

5. Consentement

Nous obtenons un consentement clair, éclairé et positif pour toute collecte de renseignements personnels.

Votre consentement est requis et demandé explicitement lorsque :

  • vous remplissez un formulaire d’inscription
  • vous achetez un billet ou réservez un kiosque
  • vous nous autorisez à utiliser des photos ou témoignages
  • vous vous abonnez à nos communications

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

6. Conservation et protection des données

Nous appliquons des mesures raisonnables de sécurité pour protéger les renseignements personnels :

  • Stockage sécurisé
  • Accès limité seulement au personnel autorisé
  • Utilisation de mots de passe robustes et de plateformes conformes
  • Transmission chiffée (SSL/TLS)
  • Aucun partage non autorisé

Les renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à leur utilisation, soit un maximum de 24 mois après la fin de l’événement, sauf obligations légales contraires.

7. Partage des renseignements

Nous ne vendons jamais vos données.

Vos renseignements peuvent être partagés avec :

  • Fournisseurs partenaires de Rendez-Voile (ex. billetterie, paiement, hébergement web)
  • Collaborateurs directement impliqués dans l’organisation de l’événement
  • Autorités si requis par la loi

Chaque partenaire doit respecter la confidentialité et utiliser les données uniquement aux fins nécessaires.

8. Vos droits

Selon la Loi 25, vous avez le droit :

  • d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous
  • de les corriger
  • de demander leur suppression
  • de retirer votre consentement
  • de demander l’arrêt de l’utilisation de vos données

Pour exercer ces droits, contactez : info@rendezvoile.com

Nous nous engageons à répondre dans un délai raisonnable, conformément à la loi.

9. Utilisation des médias (photos et vidéos)

Aucune photo ou vidéo dans laquelle vous êtes identifiable ne sera utilisée sans votre consentement explicite, à l’exception des images prises lors d’événements publics où vous n’êtes pas l’objet principal.

Pour toute utilisation individuelle (ex. portrait, interview, témoignage), un consentement clair sera demandé.

10. Modifications de la Politique

Cette Politique peut être mise à jour afin de refléter l’évolution de nos pratiques ou des exigences légales.

La version à jour sera toujours disponible sur notre site web.

11. Contact

Pour toute question, demande ou plainte concernant la protection des renseignements personnels :

Rendez-Voile Inc.
Courriel : info@rendezvoile.com